[Top Congés] Gestion des droits à congés

Il est important de comprendre tout d'abord, que les droits à congés (ou compteurs) sont gérés par année et sous forme d'historique.

  • Par année :
    Il est inutile de créer un compteur à chaque changement d'année, une seule ligne suffit.
    Les droits associés à chaque "année de droit" sont stockés de façon distincte, sans possibilité de mélange. 
  • En historique :
    Dans le module de gestion des droits, vous avez la possibilité de saisir autant de lignes que vous le souhaitez. Les droits portant sur la même année et le même type sont automatiquement cumulés, et produisent un seul total acquis dans la fiche Situation.
    Utilisez cette possibilité pour séparer les attributions et les documenter individuellement. Cela améliorera la traçabilité de votre gestion.

Année de référence


L'année de référence proposée par défaut à la saisie d'un congé est paramétrable dans menu Fichier > Paramètres > Congés > rubrique "début de période de congés"
Il s'agit plus précisément de la date de changement de période de congés. 



La modification de l'année permet de décaler les 3 années de droits visibles dans le module Situation, et de se voir proposer automatiquement cette année de droit lors de la saisie d'un congé.
NB: il ne s'agit pas d'une "ouverture" de droits, ce paramétrage n'a aucune incidence sur les données enregistrées.





Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez choisir d'indiquer la période plutôt que l'année dans les droits et les historiques de congés :
menu Fichier > Paramètres > Personnalisations > options "Format d'année N/N+1"




Attribution de droits à un salarié


Pour attribuer des droits à un collaborateur, sélectionnez-le dans le module Gestion > Droits  puis utilisez le bouton "Nouveau" pour lui attribuer des jours (ou heures en fonction de l'unité de durée définie pour l'absence).




Lors de cette attribution, soyez particulièrement attentif à :

  • l'année (de droit) qui permet la séparation des compteurs annuels
  • la date d'acquisition qui doit être échue pour que le droit soit pris en compte dans le calcul du solde disponible à la date de début du congé.

L'option "négatif" autorise la saisie de droits correctifs qui vont se déduire du solde.

Ci-dessous l'illustration d'un droit négatif pour corriger les droits initiaux.




Les deux lignes de même type et de même année sont additionnées pour constituer le droit acquis affiché dans la Situation.












Attribution de droits groupée

Dans le module Gestion > Droits  

vous pouvez aussi utiliser le bouton "&(attribuer à tous) pour attribuer en une seule saisie  un même volume de droits à tous les salariés du service ou de l'entreprise.


Dans ce cas, la fenêtre de saisie indiquera "(Pour toute la sélection)", et vous demandera une confirmation.



La ligne sera générée pour chaque salarié, et portera la mention "[groupé]" pour signaler son caractère global.



En cas de mauvaise manipulation, si vous souhaitez annuler cette action, éditez l'une de ces lignes (pour l'un des salariés concernés).
Le bouton "Supprimer tout" effectuera la suppression de l'ensemble des lignes de droits issues de la saisie groupée.



[Top Congés] Saisie d'absences en heures


Top Congés permet de personnaliser le décompte de chaque type d'absence :

  • JOUR : une ou plusieurs journées
  • DEMIE : une ou plusieurs journées, ou demi-journée matin ou soir
  • HEURE : heures et minutes.

Décompte horaire brut

La saisie d'une récupération horaire définie en HEURE, peut donc se faire comme ci-dessous :


Ce décompte n'est pas automatique, et ne tient pas compte de la durée effective de travail du salarié, et est limité à une date unique.

Décompte horaire automatique [nouveau]

Cette fonctionnalité permet la saisie d'absences en heures, sur plusieurs jours, en tenant compte des horaires effectifs du salarié.

1/ Définition de l'horaire-type hebdomadaire

menu Gestion > Tables > Horaires
cliquer sur le bouton "Nouveau" pour définir un nouvel horaire



2/ Activation du décompte automatique
menu Gestion > Tables > Absences & Autres




NB: En activant l'option de décompte, vous n'aurez plus la possibilité de saisir que des journées pleines, sur la base de l'horaire de travail.

Si le salarié dispose d'un horaire, ses prises de congés se feront par journées. Le volume d'heures décompté correspondra à la somme des horaires définis pour chaque jour de la semaine.

3/ Attribution de l'horaire au salarié


menu Gestion > Tables > Salariés
NB : cette attribution est optionnelle



4/ Prise de congé