[Top Congés] Demande, validation et notification de congés

La gestion des demandes/validations de congés était l'une des fonctionnalités les plus attendues dans TOP CONGES. Notre inquiétude était surtout de conserver toute sa simplicité à l'outil. 
D'après nos premiers retours, le pari est réussi !

Voyons comment procéder :

Etape 1 - Activation du circuit de validation 
Editez le type de congé souhaité, précisez par qui est effectuée la saisie des périodes (congés), puis sélectionnez le circuit de validation à appliquer.
- Si vous indiquez "AGENT", vous aurez le choix entre 3 circuits possibles, 
- Si seul le "MANAGER" effectue les saisies, il ne vous sera proposé qu'un circuit.
menu Gestion - Tables - Salariés

Précisez également si vous souhaitez que soit générées automatiquement des notifications emails. Ces notifications interviendront lors de la demande, de la réponse, et éventuellement pour toute modification ou suppression du congé.




Etape 2 - Paramétrage du serveur de mail 
Assurez-vous ensuite que le champ Email est bien renseigné pour tous vos salariés.
menu Tables - Salariés

Configurez ensuite le serveur de messagerie afin que le poste Serveur soit en mesure d'envoyer les courriels  à partir d'un compte SMTP existant. 
menu Fichier - Paramètres

Personnalisez également si vous le souhaitez, les messages qui seront adressés aux différents acteurs du circuit de validation :

  • Demande de congé : message adressé au validateur (MAANGER) suite à la demande
  • Réponse à la demande : message adressé au salarié (AGENT) suite à la validation de sa demande

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Etape 3 - Saisie des demandes 
Les AGENTs saisissent leur demande de congé sans aucun changement.


Mais, ces demandes (congés non validés) apparaissent sous un style hachuré dans le planning, le calendrier et l'historique.


Etape 4 - Notification par email du manager 
Si l'option a été activée, le MANAGER reçoit immédiatement dans sa boite email (fiche Salarié), l'email de notification configuré plus haut.
 


Etape 5 - Validation des demandes 
Le MANAGER se connecte à TOP CONGES et a accès à un nouveau module "Demandes de congés". 
Chaque demande apparaît sous un style :

  • hachuré : demande en attente de validation par le MANAGER
  • doublement hachuré : demande pré-validée par le MANAGER et en attente de validation finale du GESTIONNAIRE (cas d'une validation en 2 étapes)
Le validateur à la possibilité d'accepter ou de refuser, et de motiver sa réponse.

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Etape 6 - Notification du salarié 
Si l'email du salarié AGENT a été renseigné (fiche Salarié), il recevra immédiatement un courriel de confirmation selon le modèle configuré plus haut.


Etape 7 - Fin
Une fois validées, les demandes sont définitivement des congés comme les autres.




NB : Cette gestion des demandes/validations de congés est disponible dans TOP CONGES [édition Professionnelle]

Pour une gestion encore plus avancée du processus de demande/contrôle/validation des congés, nous vous recommandons de consulter notre solution GECO MANAGER.